Sådan virker det:
Du opretter dig som kunde hos Rykkerportalen ved at opgive nogle få informationer. Så snart du har modtaget vores bekræftelsesmail, er du klar til at lægge dit første krav op. Vi begynder dog først at rykke for dine krav, når vi har tjekket dine oplysninger.
Oprettelse:
- Klik på "Kom igang nu" i øverste højre hjørne.
- Udfyld dine oplysninger, accepter vilkår og betingelser og klik på "Opret".
- Du modtager nu en mail med et bekræftelseslink, som du skal klikke på for at færdiggøre oprettelsen.
- I samme e-mail er også brugernavn (= CVR-nummer) og kodeord, som du skal bruge til at logge ind efter bekræftelse (kodeord kan skiftes på profilsiden).
- Har du mere end ét firmanavn under dit CVR nummer, skal du kontakte rykkerportalen for oprettelse af de øvrige.
- Du kan nu indtaste informationer omkring ikke-betalte regninger, og lade Rykkerportalen overtage inddrivelsen.
Integration med dit økonomisystem / faktureringssystem
Vil du slippe for at indtaste informationer om den ubetalte regning? Vil du øge chancen for at få dit tilgodehavende inddrevet?
Så kan du konfigurere Rykkerportalen til automatisk eller manuelt når du ønsker det at hente dine udløbne fakturaer, hvis du bruger økonomisystemet Billy, e-conomic, Dinero, Dynaccount eller Xena. Eller hvis du benytter Ordrestyring som fakturerings system.
Procedure når man benytter automatisk hentning:
Når du har integreret Rykkerportalen til automatisk hentning fra Billy, e-conomic, Dinero, Dynaccount, Xena eller Ordrestyring, er proceduren som følger:
- Et antal hverdage (se individuel opsætning herunder) efter forfaldsdato, henter Rykkerportalen ikke-udlignet faktura.
- Systemet sender en e-mail til dig om, at den pågældende faktura er forfalden, og rykkerproceduren vil starte automatisk hos Rykkerportalen efter et antal dage (se individuel opsætning). Foretager du dig intet, vil rykkerprocessen automatisk blive aktiveret. Ønsker du ikke kravet inddrevet via vores rykkerprocedure, kan du slette fakturaen hos Rykkerportalen ved klik på et link.
Procedure når man benytter manuel hentning
Når du har integreret Rykkerportalen med dit økonomi- / faktureringssystem, skal du gøre følgende for manuelt at sende sager til inddrivelse hos Rykkerportalen:
- For at opsætte Rykkerportalen til manuel hentning, i stedet for automatisk hentning, skal du på din profil hos Rykkerportalen allerførst sætte flueben i feltet "Automatisk hentning pauset". Nu kan Rykkerportalen stadig checke status på fakturaer, men vil ikke automatisk starte nye sager.
- Når du ved at du er helt med i din bogføring, kan du ved at klikke på "Hent nu!" knappen på din profil hos Rykkerportalen, få Rykkerportalen til at hente dine forfaldne fakturaer, der opfylder kravene beskrevet under automatisk hentning.
- Du kan også vælge at gå ind på eksempelvis fanebladet "Fakturaer i Billy" (eller e-conomic,...) , som vil vise dig dine åbne og forfaldne fakturaer i økonomisystemet, som kan hentes over til inddrivelse på Rykkerportalen. Systemet viser også hvilke sager der eventuelt allerede er i gang.
Individuel opsætning
Du kan tilpasse Rykkerportalens integration til netop dit behov mht. betalingsfrister og bogføring. Du kan sætte to individuelle parametre på din profil hos Rykkerportalen:
"Antal hverdage efter forfaldsdato, før faktura hentes fra økonomisystem "
I stedet for at hente fakturaer med det samme, de er forfaldne, venter Rykkerportalen det af dig specificerede antal hverdage, inden fakturaoplysninger hentes, og fakturaen gøres klar til rykkerprocessen.
Dette er for at imødegå forskellige brugermønstre. Hvis du for eksempel har 8 dages betalingsfrist, men kun bogfører cirka hver 14. dag, vil det være en god idé at sætte denne parameter til minimum 15 hverdage, så du sikrer dig tid til at have tjekket banken og bogført eventuelle indbetalinger inden en hentning foretages.
Du kan nemt ændre denne parameter på din profil på Rykkerportalen, fx i forbindelse med ferie.
"Antal dage før rykkerprocedure automatisk startes, efter faktura er hentet fra økonomisystem"
Denne parameter angiver, hvor lang tid Rykkerportalen venter, før et hentet krav automatisk "aktiveres" til rykkerprocessen.
Rykkerportalens proces
Når en sag er overført og aktiveret hos Rykkerportalen er processen:
- Rykkerportalens sagsbehandler checker faktura oplysninger og debitorinformationer, så vi sikrer, at rykkere sendes korrekt til skyldner.
- Rykker 1 sendes til skyldner.
- Betaler skyldner ikke kravet inden for den angivne tidsfrist, sendes rykker 2.
- Betaler skyldner ikke efter rykker 2, sendes inkassovarsel som udgangspunkt både via e-mail og pr. brev. Du får samtidig en e-mail med oplysning om, at inkassovarsel nu sendes til skyldner. Ønsker du ikke, at sagen overdrages til inkasso, skal du på dette tidspunkt tage kontakt til Rykkerportalen med begrundelse og aftale videre forløb.
- Betaler skyldner stadig ikke efter inkassovarslet, overgår sagen automatisk til inkasso hos Rykkerportalen, eller en af vores inkassopartnere (Som standard er det Advokaternes Inkasso Service, men vi samarbejder, blandt andet, også med RoestNielsen og Intrum). Er det dit første krav, der overgår til AIS/RoestNielsen/Intrum, bliver du kontaktet angående den videre proces.
Rykkerportalen kan, via samarbejdet med Advokaternes Inkasso Service, tilbyde Danmarks mest effektive og komplette inkasso service, helt uden omkostninger for dig!
Ændringer i fakturastatus i regnskabsprogram
Rykkerportalen tjekker dagligt med dit økonomisystem for at se, om der sker ændringer af fakturastatus. Vi kontakter dig, hvis du har bogført betaling fra din kunde, men har glemt at advisere os om, at fakturaen er lukket eller delvist betalt. Dette sikrer, at vi ikke udsender rykkere til dine kunder, på beløb, der allerede helt eller delvist er betalt direkte til dig.
Det er helt op til dig om vi skal fortsætte med at inddrive eventuelt udestående rykkergebyrer hos din kunde, eller om du vil dække det på deres vegne.
Betalingspåmindelse
Rykkerportalen tilbyder også en betalingspåmindelse service, der fungerer som en "rykker 0", der sendes via sms og e-mail uden pålæggelse af gebyr overfor debitor, før rykker 1 udsendes.
Denne service koster 1.000 kr plus moms i årligt abonnement for op til 50 påmindelser om måneden.
Ønsker du at benytte betalingspåmindelse service, kan du opsætte dette på din profil hos Rykkerportalen, eller kontakte os, så vi kan sætte det op for dig.
Har du kunder, som du ikke vil sende en rykker til?
Har du særligt vigtige kunder, der aldrig skal modtage rykkere fra Rykkerportalen, har vi lavet mulighed for en VIP-liste. Du skal blot sende os navnene på de kunder, der ikke må sendes rykkere til. Så sørger vi for, at de kommer på listen, således at vi eksempelvis ikke kommer til at sende en rykker til svigermor eller andre, du ikke ønsker at forstyrre med rykkere. Bruger du e-conomic kan du sende navnet på en kundegruppe, der ikke skal rykkes.
Rykkerproceduren
Selvom Rykkerportalen er et IT-system, laver vi altid et manuelt basistjek af nye debitorer inden første rykkerudsendelse.
De udsendte rykkere tillægges rykkergebyr, inkassoomkostninger og renter (morarenter). Når hele det udestående beløb er betalt, afregnes det indbetalte, så du får regningsbeløbet plus inddrevne morarenter, mens vi beholder provision, rykkergebyr og inkassoomkostninger. Bemærk: Vi tager kun provision i rykkerprocessen for udenlandske fakturaer.
Vi rykker din skyldner med 10 dages interval. Oftest vil dine skyldnere betale inden for de næste uger. Først rykker vi tre gange for beløbet, hvor hver rykker pålægges et gebyr på 100 kr. Rykker 2 og 3 pålægges yderligere morarente. Efter rykker 3 (inkassovarsel) overgår sagen til inkasso, enten hos Rykkerportalen, eller hos en af vores samarbejdspartnere, som eksempelvis AIS, RoestNielsen eller Intrum, hvorved der pålægges yderligere 100 kr. i gebyr for overdragelse til inkasso samt inkassoomkostninger.
AIS, RoestNielsen og Intrum har nogle af Danmarks mest effektive inkassoprocesser. Læs mere herom hos AIS, RoestNielsen og Intrum.
Hvis skyldner ikke er i stand til at betale, bliver de registreret af AIS/RoestNielsen/Intrum som skyldner i Debitorregistret/RKI. Her vil skyldner være registreret i op til fem år, med mindre udeståendet betales til Rykkerportalen eller AIS/RoestNielsen/Intrum. Debitor betaler ofte et stykke tid efter registreringen.